Fartygsagent

Fartygsagentens huvuduppgift är att agera som ombud för redaren och befälhavaren vid fartygets anlöp till hamn. I detta ingår vanligtvis att klarera fartyget.

Fartygsagenten ska se till att fartyget får en så bra expediering (despatch) som möjligt. Det är för redaren viktigt att anlita en agent som har god lokalkännedom, tillförlitlig ekonomi inklusive täckande ansvarsförsäkring samt en effektiv organisation.

Klareringsarbetet i samband med ett visst anlöp börjar ofta med att agenten får en förfrågan om vad ett hamnanlöp med ett visst fartyg, med viss planerad lastning eller lossning, beräknas kosta. Agenten gör med stöd av tillgängliga tariffer och sin erfarenhet från tidigare anlöp en preliminär beräkning som skickas till frågeställaren.

Om förfrågan leder till att fartyget destineras till verebörandes hamn nomineras fartygsagenten antingen av fartygets ägare eller av den som opererar fartyget (t. ex en tidsbefraktare). Uppdraget kan vara mer eller mindre långtgående. I vissa fall måste hamnagenten göra omfattande förberedelser med att beställa lots, kajplats, stuveri, lagerutrymmen, rengöringsgäng, servicefolk till fartyget, hotellrum och transporter för avlösande besättningsmedlemmar etc. I förberedelsearbetet ingår att från redaren eller befälhavaren vidarebefordra notiser om fartygets beräknande ankomsttid (ETA=Estimated Time of Arrival) till berörda lastägare, servicefunktioner och myndigheter. När fartyget är klart för lastning eller lossning ska avlastaren (den som levererar last till fartyget) alternativt lastmottagaren genom en så kallad "Notice of readiness" meddelas att fartyget är klart.

Under den period fartyget ligger i hamn fungerar agenten ofta som samordnare av lastnings- eller lossningsoperationen. Dessutom assisterar agenten ofta befälhavaren med allt från posthantering och smärre inköp till mer omfattande verksamheter såsom besättningsbyten och reparationer.

En viktig uppgift är att dokumentera hamnanlöpet såväl när det gäller kostnader som tider. Denna dokumentation ligger till grund dels för hamnavräkningen där kostnader och förskott redovisas och dels för "Statement of facts" (eller "Time sheet") vilket är det dokument som ligger till grund för den så kallade liggetidsberäkningen som ska göras efter anlöp och på de resebefraktningsvillkor som överenskommits mellan rederiet och befraktaren.

Fartygsagenten fungerar också som myndigheters och leverantörers förlängda arm vid debitering och inkassering av avgifter och kostnader som redaren ska betala.